Automazione dei processi: come semplificare l’attivazione degli stage

L’automazione dei processi nell’ambito delle attività di onboarding nel settore Education consente di rendere più fluide ed efficienti le comunicazioni con i clienti, la condivisione dei dati e, in generale permette di alleggerire le incombenze in capo alla realtà presso cui si organizzano i tirocini. Infatti, che si tratti di un ente pubblico, un’università, una business school o un’azienda, è importante che le pratiche burocratiche da svolgere per attivare il periodo di formazione di un candidato non risultino lente, macchinose e non richiedano un effort importante da parte del personale. Il rischio più frequente che si presenta agli attori di questo settore è di pensare che sia troppo complesso gestire questo ambito e quindi rinunciare o sprecare tempo e denaro. Per superare queste difficoltà, la soluzione è introdurre una soluzione di Business Process Automation in grado di gestire in maniera autonoma le fasi dell’attivazione dello stage, con ricadute benefiche sia per chi organizza il tirocinio che per il candidato stesso.

Attivazione dello stage, perché è necessaria l’automazione dei processi

Gestire l’iter di attivazione di uno stage si concretizza, in parole molto semplici, nell’occuparsi di numerosa burocrazia oltre a trattare e incrociare un’ingente mole di dati relativi, per esempio, alla presentazione delle istanze, all’anagrafica dei candidati, ai curricula professionali, ai riferimenti legislativi cui fare affidamento, alle comunicazioni tra ente ospitante, intermediario (se esistente) e candidato. Un’attività che, se svolta nella sua totalità in maniera manuale, porta a perdere tempo e che richiede costi dedicati, oltre a sforzi particolari del personale. Tra le conseguenze negative di questo approccio possono esserci intoppi burocratici, errori umani nell’inserimento delle informazioni o nello smistamento della corrispondenza, perdita di documenti importanti, ritardi nell’attivazione del tirocinio o nel fornire feedback agli interlocutori coinvolti nel progetto.

È dunque importante che l’iter si svolga nella maniera più fluida possibile, affinché il processo vada a buon fine con soddisfazione di tutte le parti, ma anche per partire nei tempi prestabiliti a inizio rapporto. La gestione “manuale” dell’attivazione dello stage, per quanto possa essere svolta con efficienza da parte di personale qualificato, risente comunque di variabili date dal tempo a disposizione, dalla necessità di impiegare i lavoratori su altri fronti più urgenti, da situazioni impreviste. Fronti critici che, al contrario, una soluzione di Business Process Automation può aiutare a superare in modo efficace, semplificando in maniera notevole le attività.

Come l’automazione dei processi rende veloce e sicura l’attivazione dello stage

L’utilizzo di una soluzione di BPA permette infatti l’automazione dei processi routinari, che normalmente possono essere svolti nell’ambito delle attività del settore Education, come appunto l’attivazione degli stage, con velocizzazione dell’esecuzione dell’iter. Una piattaforma di Business Process Automation, se fornita da un partner specializzato ed esperto delle necessità dei clienti del settore, aiuta a semplificare la quotidianità negli uffici, svolgendo da sé compiti come l’analisi e lo smistamento della corrispondenza e delle istanze, la raccolta e la gestione dei dati non strutturati che pervengono sotto diverse forme, la condivisione delle informazioni con i giusti destinatari, l’invio di feedback e notifiche automatiche agli interlocutori. La soluzione di BPA oltre all’automazione dei processi offre anche la possibilità di monitorare in tempo reale la gestione delle pratiche, nonché di mantenere una proficua relazione digitale con i propri clienti, rendendo facile ed efficiente la procedura di onboarding. Il tutto nel pieno rispetto della normativa europea sulla data protection rappresentata dal GDPR: l’impiego di una soluzione digitale per automatizzare i processi consente un livello di sicurezza dei dati superiore rispetto a quello raggiungibile con la gestione totalmente manuale. Questo perché, come previsto dal Regolamento prima citato, ogni soluzione volta al trattamento dei dati deve rispettare il principio della privacy by design, per cui la sicurezza dei dati è da considerare sin dalle fasi di progettazione della misura.

L’attivazione dello stage non rappresenterà più quindi un iter complesso e colmo di insidie burocratiche e gestionali che possono minarne la tempestività, con effetti negativi sulla relazione con studenti e manager che si apprestano ad affrontare il percorso formativo presso la propria realtà. Anzi, utilizzando una piattaforma di Business Process Automation, il proprio ente sarà percepito come affidabile ed efficiente, con ricadute reputazionali favorevoli e il possibile conseguente incremento delle richieste di ulteriori stage. Importante affinché il percorso sia esaustivo, che ogni funzione sia integrata, in modo da ridurre le attività da svolgersi manualmente. Per esempio, considerando l’attivazione degli stage, è molto utile integrare all’interno della piattaforma stessa una soluzione di firma digitale per concludere proficuamente il processo di onboarding.