Onboarding talent management: le ragioni del successo

Centralizzazione delle informazioni, automatizzazione dei processi e velocizzazione degli iter di approvazione e firma sono gli elementi per rendere le attività di onboarding talent management più rapide, sicure ed efficaci. Per capire in che modo ciò sia possibile, è interessante approfondire il caso di una delle più importanti Università in Italia, che si è affidata a Datlas per una soluzione personalizzata.

Perché l’Università si è rivolta a Datlas per l’onboarding talent management

Un’importante Università italiana, nota a livello internazionale, aveva l’esigenza di digitalizzare le attività di onboarding talent management. In particolare, nell’ambito di un progetto che prevedeva l’attivazione di contratti di stage, era emersa la necessità di dematerializzare il processo di firma dei documenti. L’obiettivo era dire addio alla carta, affrontando la trasformazione digitale dell’iter di gestione dei contratti in modo sicuro e attento anche alle normative di settore, rappresentate dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee Guida AgID, oltre che agli aspetti privacy previsti dal regolamento europeo GDPR.

In generale, il processo di validazione e attivazione del contratto attraverso la firma prevede il coinvolgimento di quattro attori:

• L’ufficio risorse umane aziendale, per l’approvazione.
• Il legale rappresentante dell’azienda, per approvazione e firma.
• Lo studente che parteciperà allo stage, coinvolto anch’egli per approvazione e firma.
• Il responsabile dell’ufficio stage di facoltà, sempre per approvazione e firma.

Per l’Università era importante quindi, considerando il numero dei coinvolti, rendere il processo semplice, rapido e sicuro. L’ateneo si è quindi rivolto a Datlas, che ha proposto una soluzione integrata con i sistemi universitari che ha rivoluzionato il processo di firma.

La proposta di Datlas per l’onboarding talent management

Infatti, senza che gli impiegati del backoffice fossero obbligati a intervenire, con l’introduzione della soluzione di Datlas è stato possibile generare i contratti di stage in modo automatico, per poi inviarli a tutte le parti coinvolte nel processo. Questo grazie alla possibilità di includere in un workflow di approvazione quanti attori si desideri. Il processo di firma poi è stato completamente digitalizzato grazie all’introduzione della FEA – Firma elettronica avanzata, da svolgere tramite riconoscimento a distanza del firmatario. In questo modo è diventato possibile sottoscrivere il contratto in qualsiasi posto o momento, da qualsiasi dispositivo, sempre con la sicurezza di attribuire al documento valore legale.

Per svolgere in modo efficiente l’intero processo di onboarding talent management, Datlas ha proposto all’Università di attivare portali personalizzati sui processi dello specifico cliente, basata sulla piattaforma di business process automation Dome. Una soluzione completamente digitalizzata, studiata apposta per ottimizzare i processi attraverso l’automatizzazione delle varie fasi di gestione documentale, con l’obiettivo di renderle più veloci, semplici e meno onerose, ma ottenendo anche il risultato di migliorare la customer experience del cliente. Dome può essere facilmente integrata con i sistemi aziendali, come il CRM, l’ERP, il proprio sito internet o ancora il portale degli studenti, rendendo automatico il processo di creazione degli ordini di vendita e di iscrizione ai corsi, grazie alla condivisione e analisi dei dati. Dome inoltre ha favorito la velocizzazione dei processi e il rapporto tra le parti permettendo il monitoraggio puntuale dell’avanzamento delle pratiche, così da consentire a tutti di avere sotto controllo la situazione. La piattaforma ha supportato l’Università anche nel rapporto con gli stakeholder, in quanto ha reso disponibili analisi precise ed efficaci delle performance.

Tra i vantaggi derivati dall’uso di Dome, anche il miglioramento della customer experience, digitalizzando completamente l’iscrizione a corsi e master e la sottoscrizione di contratti di stage. Attività che possono essere portate a termine con estrema flessibilità in termini di device utilizzato, tempo e luogo, grazie all’architettura in cloud della soluzione che ne consente un’eccellente fruizione in ogni contesto.